Versenden von SMS und E-Mail

Bei Verwendung des Modules Vertretungsplanung können mit dem Info-Stundenplan Kollegen über jede einzelne Änderung in deren Stundenplan via E-Mail oder SMS verständigt werden.

Damit der Versand der SMS fehlerfrei funktioniert, müssen Sie Untis mitteilen, über welchen Provider die Nachrichten versendet werden. Unter „Einstellungen | Diverse | E-Mail“ finden Sie die dazu notwendigen Einstellungen.

Die Kommunikation mit dem Provider läuft über ein http-Interface, im Eingabeblock SMS können Sie die URL eingeben, über die die Nachrichten geschickt werden.

Alternativ können Sie die Nachrichten auch über WebUntis versenden, falls Sie WebUntis verwenden und ein SMS Paket bestellt haben.

Tipp: SMS-Provider

Untis hat mit SMS-Providern Vereinbarungen getroffen, um für Sie einen günstigen Preis pro SMS zu erzielen. Wir empfehlen Ihnen daher, mit Ihrem nächstgelegenen Untis Partner Kontakt aufzunehmen. Er wird Sie über die Möglichkeiten in Ihrer Region informieren und Ihnen ggf. die entsprechende URL zu-kommen lassen.

Wenn Ihre Internet-Verbindung über einen Proxy-Server läuft, können Sie die dazu notwendigen Einstellungen über „Einstellungen | Diverse | Internet“ vornehmen.

Die Telefonnummern für die Kollegen werden im Feld Mobiltelefonnummer bei den Stammdaten der Lehrer eingegeben.

In welchem Format (z.B. Ländercode/Vorwahl/Nummer) die Mobiltelefonnummer eingegeben werden muss, hängt vom jeweiligen Provider ab, kontaktieren Sie diesbezüglich bitte Ihren nächstgelegenen Untis Partner.

Über die Schaltfläche <Nachrichten>starten Sie den eigentlichen Versand der SMS bzw. der E-Mails.

Ausgehend vom eingestellten Datum des Kalenders der Vertretungsplanung wird Ihnen nun eine Liste mit sämtlichen Änderungen im Stundenplan angezeigt. Dazu gehören neben Vertretungen und Entfällen auch Veranstaltungen, Freisetzungen und Pausenaufsichten.

Untis generiert automatisch für jeden Vertretungsfall einen Text, den Sie mit einem Doppeklick in das Feld „Text“ jedoch beliebig verändern können.

Darüber hinaus zeigt Ihnen die Spalte „gesendet“ an, ob diese Vertretungsnachricht bereits einmal versandt wurde. Über die Felder „SMS“ und „E-Mail“ kann die Versandart definiert werden.

Mit der Schaltfläche <Senden> starten Sie den Versand.

So wie beim Mailversand der Stundenpläne schreibt Untis auch beim Versand von Vertretungsnachrichten für jede abgesendete Nachricht eine Zeile mit den wichtigsten Kenndaten in eine Log-datei. Über die Schaltfläche <Logdatei> können Sie diese Datei öffnen und so kontrollieren, ob der Versand reibungslos funktioniert hat.