FAQ

Wozu dient der Schülerimport?

Der Schülerimport dient dazu, die Schülerstammdaten in WebUntis zu aktualisieren und neu eingetretene Schüler erstmalig anzulegen.

Wann ist ein Schülerimport sinnvoll?

Der Schülerimport findet hauptsächlich zu Beginn des Schuljahres statt, um die neuen Schüler nach WebUntis zu exportieren und die bestehenden Schüler den neuen Klassen zuzuordnen. Importe während des Jahres sind dann sinnvoll, wenn Sie die Informationen von mehreren Schülern auf einmal bearbeiten möchten. Klassenwechsel für einzelne Schüler werden in der Regel händisch in WebUntis durchgeführt.

Woher bekomme ich die Schülerdatei für den Import?

Die Schülerdatei wird aus Ihrer Schülerverwaltung exportiert. Die genaue Vorgangsweise erfragen Sie am besten direkt beim Hersteller Ihrer Schülerverwaltung.

Muss die Schülerdatei einem gewissen Aufbau folgen?

Die Schülerdatei hat keine feste Vorgabe in der Anordnung der Spalten. Die Spalten können den WebUntis Feldern beim Import händisch zugeordnet werden.

Die Datei selbst ist eine Textdatei, in der die einzelnen Datenfelder mit einem der üblichen Trennzeichen (z.B. Komma, Semikolon oder TAB) getrennt sind. Üblicherweise hat die Datei die Endung .txt oder .csv.

Was passiert mit Schülern, die aus der Schule austreten?

Schüler, die aus der Schule austreten, dürfen nicht gelöscht werden. Stattdessen ist es ratsam diese mit einem Austrittsdatum zu versehen. Dieses kann entweder über den Schülerimport mitimportiert werden oder unter Stammdaten | Schüler mittels der Sammelfunktion 'Austrittsdatum setzen' händisch gesetzt werden.

Sobald dieses Austrittsdatum überschritten ist, scheint der Schüler in keiner der Auswahllisten mehr auf (außer in den Stammdaten).

Was ist der Unterschied zwischen Schülern und Benutzern?

Wenn Sie Schüler importierten, so bedeutet das nicht, dass diese automatisch auch einen Zugang zu WebUntis erhalten. Stattdessen muss für diese Schüler über die Benutzerverwaltung ein eigener Benutzer angelegt werden. Der Name des Benutzers kann sich dabei gänzlich vom Kurznamen des Schülers unterscheiden.

Umgekehrt bedeutet das, dass wenn Sie einen Schülerbenutzer löschen, das zugehörige Stammdatenelement nicht automatisch mitgelöscht wird.

Wie kann ich Abteilungen für die Schüler importieren?

Die Abteilung leitet sich automatisch aus der Klasse des Schülers ab. Eine gesonderte Zuweisung ist nicht nötig.

Bei den Schülern fehlt die Klassenzuordnung?

Wenn Sie feststellen, dass bei Schülern keine Klasse zugeordnet ist, so sollten Sie beim Import der Schüler auch entsprechende Fehlermeldungen erhalten haben ('Die Klasse wurde nicht gefunden').Das Problem kommt meist daher, dass die importierte Klasse in WebUntis nicht bekannt ist. Im einfachsten Fall liegt dies an einem fehlenden Stammdatenexport aus Untis. Führen Sie einen Export der Stammdaten durch und wiederholen Sie den Import.

Ein anderer Grund könnte die Groß- und Kleinschreibung der Klassennamen sein. Stellen Sie bitte sicher, dass die Namen der Klassen in beiden Systemen (der Importdatei und in WebUntis) gleich sind.

Bei den Schülernamen werden die Umlaute falsch dargestellt?

Sollten Sie in den Schülernamen seltsam anmutende Sonderzeichen vorfinden (Müller statt Müller), so liegt das wahrscheinlich daran, dass beim Import der falsche Zeichensatz ausgewählt wurde.

Wenn Sie sich an die empfohlene Vorgangsweise für die Identifikation der Schüler gehalten haben und dafür einen externen Schlüssel verwenden, so ist die Situation nicht weiter tragisch. Importieren Sie die Schülerdatei bitte nochmals, allerdings unter der Auswahl des richtigen Zeichensatzes. Da die Identifikation über den externen Schlüssel geschieht, werden die Vornamen und Nachnamen einfach auf die richtige Schreibweise aktualisiert.

Sollen Sie die Identifikation der Schüler über die Methode 'Vorname, Nachname, Geburtsdatum' durchführen, so ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie in den Schülerdaten doppelte Schüler vorfinden. Näheres dazu im nächsten Punkt.

Meine Schüler sind doppelt?

Im Falle von doppelten Schülern ist es wichtig keine weiteren Importe mehr durchzuführen. Die weitere Vorgangsweise hängt von dem Zeitpunkt ab, wann die Tatsache von verdoppelten Schülern entdeckt wird.

Feststellung direkt nach dem Import:

Wenn Sie nach der Durchführung des Imports feststellen, dass manche Schüler doppelt vorhanden sind, so kann die Situation noch relativ einfach bereinigt werden indem Sie die doppelten Schüler händisch wieder löschen. Das Löschen ist zu diesem Zeitpunkt noch möglich, da direkt nach dem Import noch keine Abhängigkeiten (Abwesenheiten, …) vorhanden sind.

Feststellung zu einem späteren Zeitpunkt:

Wenn Sie erst zu einem späteren Zeitpunkt (nach einem Tag) feststellen, dass manche Schüler doppelt vorhanden sind, so ist es wahrscheinlich, dass zu diesen bereits Abhängigkeiten (eingetragene Abwesenheiten, …) vorhanden sind.

Die Supportmitarbeiter der Untis GmbH können eine Funktion aufrufen, die versucht die doppelten Schüler wieder zusammenzufassen. Voraussetzung dafür ist, dass der Vorname, Nachname und das Geburtsdatum bei den Duplikaten gleich sind.

Stellen Sie bitte sicher, dass diese Voraussetzung erfüllt ist (händische Anpassung) und wenden Sie sich dann an Ihren Support.

Wie wechsle ich die Schülerverwaltung?

Wenn sich Ihre Schülerverwaltung ändert und Sie zur Schüleridentifikation einen externen Schlüssel aus der Schülerverwaltung verwendet haben, so müssen in WebUntis die alten Schlüssel bei den Schülern durch die neuen Schlüssel aus der neuen Schülerverwaltung ersetzt werden.

Als Ausgangsbasis brauchen Sie für den Wechsel ein Schülerdatei, wie Sie sie für den regulären Import von Schülerdaten verwenden, nur diesmal mit den eindeutigen Schlüsseln aus beiden Schülerverwaltungen ('Schlüssel extern alt' und 'Schlüssel extern neu').

Führen Sie mit dieser Datei den Import der Schülerdaten wie gewohnt durch bis Sie zur Auswahl der Feldzuordnungen kommen. Dort wählen Sie bitte den Feldnamen 'Schlüssel (extern, alt)' für die Spalte mit dem eindeutigen Schlüssel aus der alten Schülerverwaltung und den Feldnamen 'Schlüssel (extern)' für die Spalte, die den Schlüssel aus der neuen Schülerverwaltung enthält.

Abschließend wählen Sie bei der Schüleridentifikation die Methode 'Schlüssel (extern, alt)' aus und klicken Sie auf den Button 'Import'.

Durch diesen Prozess werden die Schüler über die alten Schlüssel identifiziert und stattdessen der neue Schlüssel eingesetzt. Bei zukünftigen Importen ist der alte Schlüssel nicht mehr erforderlich und der Import kann wieder in gewohnter Weise durchgeführt werden.

Wenn Sie keinen externen Schlüssel in Verwendung hatten, so achten Sie bitte bei der Umstellung auf die neue Schülerverwaltung darauf, ob es beispielsweise Schüler mit einem 2. Vornamen gibt, welcher nun in der Schülerdatei enthalten/nicht mehr enthalten ist. Falls ja, so muss dieser 2. Vorname in WebUntis vor dem Import händisch hinzugefügt/entfernt werden. Dasselbe gilt auch für einen geänderten Familiennamen oder ein korrigiertes Geburtsdatum.

Achten Sie bei der neuen Schülerdatei auch auf den Zeichensatz, da sich dieser vom verwendeten Zeichensatz der alten Schülerverwaltung unterscheiden kann. Wenn Sie sich nicht sicher sind, so kontaktieren Sie diesbezüglich bitte den Hersteller Ihrer neuen Schülerverwaltung.