Optimierte Terminzuteilung

Im Optimierungs-Workflow des Sprechtagsmoduls werden nach Beendigung der Anmeldephase der Eltern die Termine durch die Administration automatisch zugeteilt.

Nach der Anmeldephase der Eltern:

Sobald die Anmeldephase der Eltern vorbei ist, wird folgende Funktionalität aktiviert:

Ein Klick auf den oben markierten Link 'Automatisch zuteilen' öffnet folgende Ansicht:

Für die automatische Terminzuteilung können Sie an dieser Stelle diverse Einstellungen durchgehen und je nach Grad der Wichtigkeit eine Gewichtung per Schieberegler vergeben. Diese Einstellungen sind:

•Kompaktheit der Termine für Eltern: wie wichtig ist es, dass Termine der Eltern möglichst kompakt hintereinander ohne Lücken/Wartezeiten liegen?

•Kompaktheit der Termine für Lehrkräfte: wie wichtig ist es, dass Termine der Lehrkräfte möglichst kompakt hintereinander ohne Lücken/Wartezeiten liegen?

•Wie viele Zeitblöcke sollen zwischen zwei Terminen gesperrt werden und wie wichtig ist diese Regel in der optimierten automatischen Terminzuteilung?

•Nach wie vielen Gesprächsblöcken soll die Lehrkraft zu einer automatischen Pause kommen? Wie wichtig ist Ihnen diese Regel?

•Maximale Sprechtagsabschnitte pro Elternteil und ihre Wichtigkeit? Bei mehreren Sprechtagsblöcken (z. B. Halbtage oder Tage) - wie wichtig ist es, dass Eltern nicht zu verschiedenen Blöcken gebucht werden?

•Maximale Sprechtagsabschnitte pro Lehrkraft und ihre Wichtigkeit? Bei mehreren Sprechtagsblöcken (z. B. Halbtage oder Tage) - wie wichtig ist es, dass Lehrkräften nicht zu verschiedenen Blöcken gebucht werden?

Sobald Sie die Regeln eingetragen und die Gewichtung gewählt haben, klicken Sie auf den Button 'Automatisch zuteilen' um zur nächsten Ansicht zu gelangen:

In dieser Ansicht sehen Sie die Ergebnisse der automatischen Zuteilung. Im oberen Bereich sehen Sie wie viele Termine verplant wurden. Im unteren Bereich sehen Sie welche Regeln, die Sie im vorigen Schritt gewählt hatten, wie oft verletzt wurden.

Hinweis: Fenster geschlossen

Sollten Sie dieses Fenster geschlossen haben, können Sie in der Sprechtags-Übersicht über den Link 'Abgeschlossen' erneut zur selben Ansicht kommen.

'Erneut zuteilen': Sie können jederzeit eine erneute Zuteilung über den Button 'Erneut zuteilen' ausführen.

'Details herunterladen': Über den Button 'Details herunterladen' gelangen Sie zu einem ausführlichen Bericht der weitere Informationen bietet. So kann zum Beispiel eingesehen werden wessen Gesprächswünsche oder welche Lehrer-Einladungen nicht verplant werden konnten. Im Bericht werden Schüler, Lehrkräfte und Eltern angezeigt, die von diesen Terminen betroffen sind.

'Termine anzeigen': hier können Sie entweder einen pdf-Bericht mit allen Terminen herunterladen oder zur zentralen Terminbearbeitung wechseln.

'Termine veröffentlichen': diese Auswahl führt zum nächsten Schritt:

Die erste Option veröffentlicht die Ergebnisse der automatischen Terminzuteilung und aktiviert gleichzeitig eine manuelle Nachbesserung für Eltern, die ein Enddatum und eine Endzeit hat. Dies können Sie mit einem Klick auf das Datum oder auf die Uhrzeit nach Ihren Wünschen anpassen.

Die zweite Option veröffentlicht das Ergebnis, jedoch ohne Aktivierung der Nachbesserung. Somit können Eltern keine Termine manuell verändern.

Nachbesserungsphase

Wenn Sie eine Nachbesserung aktiviert haben, sehen Eltern auf ihrer Startseite folgendes:

Somit wissen Erziehungsberechtigte, bis zu welcher Zeit sie ihre automatisch zugeteilten Termine nachbessern können. Die Ansicht die Erziehungsberechtigte anschließend sehen, ist dieselbe wie die der manuellen Terminauswahl .

Tipp: Nachbesserungszeit ändern

Die Nachbesserungszeit können Sie im Editierungsmodus (Zugang über Stiftsymbol in der Übersicht) des Sprechtages anpassen.